Randonnées natures dans les Pyrénées
  • Loading...


    Loading...

    Register





    A password will be mailed to you.
    Log in | Lost password?

    Retrieve password





    A confirmation mail will be sent to your e-mail address.
    Log in | Register
  •  

    Règlement Intérieur – Sorties

    Nota préliminaire: Le règlement des Sorties est une annexe du Règlement Intérieur des APNP.

    Approuvé lors du Conseil d’Administration du 15 avril 2010
    Modifié en dernier lieu lors du CA du 23 janvier 2017

    PRÉAMBULE :

    Les responsables, les chefs de file, les serre-files, les permanents sont des adhérents à part entière qui donnent de leur temps avec dévouement et compétence ; l’association ne fonctionne que grâce à eux. Nous demandons donc à chacun de respecter ces consignes dans l’intérêt de tous. 

    QUELQUES DÉFINITIONS :

    DATE : elle est proposée par le chef de file. Une fois validée par la commission « sorties et formations » et inscrite au programme, elle ne peut être reportée que pour des cas bien précis : mauvais temps, maladie du chef de file, etc. Elle pourra être avancée du dimanche au samedi uniquement pour raison de conditions météorologiques défavorables. Le chef de file assure, personnellement et par tout moyen à sa convenance, l’information auprès des adhérents inscrits à sa sortie.

    CHEF de FILE : Le chef de file est la personne responsable de la sortie. Pour être chef de file il est nécessaire de remplir les conditions suivantes :
    – avoir été serre-file pendant au moins une saison. Il est entendu qu’une saison est l’une des  périodes suivantes : été/automne ou hiver/printemps ;
    – avoir obtenu « l’attestation de formation Prévention et Secours Civiques » (PSC1) ;
    – avoir suivi, au moins une fois, la formation « cartographie niveau 1 ».

    La première saison, le nouveau chef de file ne pourra assurer que des sorties de niveau 1 ou 2.

    SERRE-FILE : Il assiste le chef de file lors du déroulement de la sortie. En cas d’empêchement du chef de file, il doit ramener le groupe au point de départ et prendre toutes les décisions nécessaires. Il doit être désigné par le chef de file au moment des propositions de sorties.Les personnes désirant devenir serre-file doivent se faire connaître des membres de la commission des sorties et de la formation. Elles posent leur candidature par écrit (mail) auprès du responsable de la commission. Les encadrants peuvent être le relais de ces personnes auprès de la commission pour appuyer cette candidature. Il est souhaitable que les serre-files acquièrent la formation PSC1 et cartographie

    DÉNIVELÉ : Il s’agit du dénivelé cumulé positif.

    BUT / ITINERAIRE : Il s’agit d’indiquer le but à atteindre et  de donner des indications succinctes sur l’itinéraire. Dans ce paragraphe seront également indiquées la ou les cartes IGN (ou autre).

    TEMPS-ALLER / RETOUR : (T A/R) : Sous ce vocable il s’agit d’indiquer aux participants le temps de marche nécessaire. Il n’inclut pas le temps de pause pour le déjeuner qui peut être extrêmement variable suivant les conditions météo, ni les visites.

    NIVEAU :

    Randonnée Pédestre :
    Niveau  1     : dénivelé maxi : 500 m
    Niveau  2     : dénivelé de 500 à 900 m
    Niveau  3     : dénivelé de 900 à 1 200 m
    Niveau  4     : dénivelé supérieur à 1 200 m
    Pour tous les niveaux, indiquer s’il y a des difficultés : passages aériens, etc.

    Raquettes et ski de randonnée :
    Niveau 1     : dénivelé  maxi  400 m
    Niveau 2     : dénivelé  maxi  600 m
    Niveau 3     : dénivelé  maxi  800 m
    Niveau 4     : dénivelé  supérieur à 800 m
    Pour le niveau 4, le nombre de participants est limité à 12, chacun devant être muni d’un DVA (Détecteur de Victime d’Avalanche)  , d’une pelle et d’une sonde. Pour les niveaux inférieurs, le chef de file peut, s’il l’estime nécessaire, exiger ce matériel.
    Les dénivelés représentent une valeur permettant, dans beaucoup de cas, de situer le niveau de la sortie. Cependant il n’est pas le seul élément à prendre en compte. Chaque chef de file aura à définir le niveau requis en fonction des difficultés rencontrées et à l’indiquer clairement.

    EQUIPEMENT : Les équipements spéciaux (en dehors des fonds de sac) doivent être spécifiés à cette rubrique (piolet, crampons, baudrier, mousquetons, etc.…)

    HEURES de RENDEZ-VOUS et de RASSEMBLEMENT : les heures données lors de l’établissement du programme ne pourront pas être changées. Il s’agit des heures de départ du lieu de rendez-vous ou de rassemblement ; les participants doivent arriver 10 minutes avant pour permettre leur pointage et leur répartition dans les voitures. Le co-voiturage est notre mode de transport.

    NOMBRE  de  PARTICIPANTS : Dans le cas de sorties limitées, le nombre de participants prévu par le chef de file et approuvé par la commission « Sorties » au moment de l’établissement du programme ne pourra pas être modifié. Il devra être respecté.

    1.     CONSIGNES aux CHEFS de FILE et aux SERRE-FILE

    ÉLABORATION  du PROGRAMME des SORTIES :

    • Chaque chef de file présente son programme dans les délais demandés.
    • La feuille des propositions de sortie doit être complétée dans la forme prévue pour faciliter le travail de saisie.
    • Chaque chef de file accepte le principe des modifications apportées à son programme par la commission « Sorties ». Les décisions prises par cette commission sont présentées par le responsable au chef de file qui sera libre de les accepter ou de les refuser : dans ce dernier cas la sortie ne sera pas retenue.
    • La commission « Sorties » recommande fortement la présence d’un serre-file, dans tous les cas, et pourra exiger cette présence lors de l’examen des propositions.
    • Le chef de file a le libre choix du nombre de participants à ses sorties. Toutefois, s’il ne nomme pas  de serre-file, il assure entièrement la responsabilité de la sortie qui sera limitée impérativement à 12 participants maximum quel que soit le niveau de la sortie.
    • Pour les séjours, le versement d’une avance sera systématiquement demandé.
    • Pour les séjours organisés en juin et décembre les chefs de file devront, dans toute la mesure du possible, les avoir prévus dans le programme antérieur.
    • Les séjours sont strictement réservés aux membres des APNP à jour de leur cotisation.
    • Aucun séjour, en dehors de la France métropolitaine, Corse comprise, et les pays limitrophes ne sera accepté sans l’accord du conseil d’administration.

    AVANT la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT  :

    • Avoir la liste des participants.
    • Avoir examiné cette liste. Il a le droit et le devoir de refuser un adhérent dont il jugerait que le niveau est insuffisant.
    • Avoir reconnu l’itinéraire.
    • Si un serre-file est prévu, il doit s’assurer que celui-ci connaît l’itinéraire.
    • Un chef de file peut annuler sa sortie si le nombre d’inscrits ou de présents est inférieur à 3.
    • En cas d’indisponibilité du chef de file,  celui-ci peut solliciter un autre chef de file et en informe la présidente de l’association ou le responsable de la commission « sorties » pour accord.

    AU DÉPART de la SORTIE, le CHEF de FILE  DOIT :

    • Vérifier l’équipement individuel des participants, lorsque  du matériel est requis.
    • Donner les instructions nécessaires avant le départ.
    • Prendre le matériel collectif requis pour la sortie.
    • Avoir les coordonnées des secours du secteur fréquenté et connaître les signaux de détresse.
    • Avoir pris connaissance des conditions météo.
    • Il peut changer le but de la sortie en fonction des conditions météo, mais en conservant les critères de la sortie initiale. Cependant une sortie pédestre ne peut pas être changée en sortie raquettes.
    • Il  peut annuler la sortie le jour même en fonction des conditions de météo.

    La procédure dans ce cas d’annulation sera la suivante :
    1- Le chef de file et le serre-file sont  de comités différents : ils communiquent entre eux et  vont chacun au point de R.D.V. pour informer les participants.
    2- Le chef de file et le serre-file sont du même comité : lors des inscriptions les permanences auront à charge de demander à un participant de l’autre comité d’accepter d’être le représentant local et de donner son numéro de téléphone au chef de file. Le chef de file communique avec le représentant local  et pratique selon le cas N°1.

    PENDANT la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT :

    • Respecter les niveaux et dénivelés annoncés dans le programme (même dans le cas où, ayant un groupe performant, il lui est demandé de compléter la sortie par un niveau ou un dénivelé supérieurs).
    • Adopter un rythme correspondant aux possibilités des participants et faire les regroupements permettant la récupération de tous.
    • Conseiller et assister les participants qui débutent.
    • Surveiller le comportement du groupe, éviter les dispersions.
    • Evaluer les difficultés qui peuvent se présenter et les maîtriser en fonction du groupe. En particulier ne pas hésiter à changer d’itinéraire si des problèmes particuliers se présentent pendant le déroulement de la sortie.
    • Traiter avec fermeté les initiatives personnelles.

    APRES la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT  :

    • Envoyer le compte-rendu de la sortie à cr.sorties@apnp.fr dans un délai inférieur à 2 semaines, ce compte rendu doit :
      • Signaler les incidents qui se sont produits.
      • Signaler les participants qui posent problèmes, (indiscipline, niveau insuffisant, etc.….). Nous insistons particulièrement sur ce point car il permet d’informer les autres chefs de file qui, ainsi, ne retrouvent pas les mêmes difficultés. Il s’agit d’un problème de sécurité. Le responsable de la commission « sorties » est chargé de gérer ces problèmes.
      • Signaler le ou les accidents qui se sont produits. Dans ce cas nous vous demandons d’informer le président de l’association ou le responsable de la commission « sorties » immédiatement car les déclarations pour les assurances sont à rédiger dans les 48 heures.
      • Préciser la liste des participants inscrits, présents, absents et excusés.
      • Signaler les difficultés rencontrées. (éboulement, sentier effacé, etc.).
    • Rendre le matériel collectif et signaler la casse éventuelle.

    2. CONSIGNES aux ADHÉRENTS :

    • s’inscrire dans les délais auprès des permanences soit :
      ○  pour les sorties du samedi, dimanche, lundi et mardi : avant 18 heures 30 le vendredi précédent la sortie ;
      ○  pour les sorties du mercredi, jeudi, vendredi : le mardi avant 12 heures 30 ;
      ○  pour faciliter le travail, ne pas s’inscrire à la dernière minute ;
      ○  pour une date donnée, une seule inscription est possible.
    • prendre connaissance du niveau de la sortie, c’est-à-dire de ses difficultés et se renseigner éventuellement auprès des responsables de la sortie ;
    • évaluer et connaître son niveau autant technique que physique ;
    • pendant la sortie, ne pas prendre d’initiatives personnelles sous peine d’exclusion de celle-ci ;
    • pour les sorties limitées sans versement d’avance, l’inscription se fait au maximum un mois avant le date de la sortie. Une liste d’attente est prévue ;
    • pour les sorties limitées avec versement d’avance (notamment tous les séjours), l’inscription se fait uniquement à Pau, sauf mention contraire, selon les modalités suivantes :
      ○  l’inscription se fait par courrier adressé ou remis au siège administratif à Pau ;
      ○  pour être valable, la demande d’inscription doit être accompagnée du chèque établi au nom du chef de file, pour le montant demandé, avant la date limite inscrite sur le programme ;
      ○ si le nombre d’inscrits est supérieur au nombre de places, un tirage au sort (TAS) est organisé :
      – une équipe de 3 personnes est constituée : un membre du bureau APNP, la secrétaire administrative et un responsable disponible habitant le département 65 ;
      – les listes sont étudiées afin de rechercher d’éventuels adhérents ayant déjà effectué le séjour (compte-rendu de sortie). Ils sont automatiquement intégrés en fin de liste ;
      – le TAS est entièrement automatisé grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique avec copie d’écran ;
      – le listing validé est signé par les 3 scrutateurs ;
      – la liste est transmise à l’encadrant responsable du séjour et il lui est demandé d’indiquer son éventuel refus motivé d’un adhérent ;
      – les adhérents sont informés soit qu’ils sont retenus, soit de la place qu’ils occupent dans la liste d’attente, soit du motif de refus de sa présence au séjour. Pour les couples dont seule une des 2 personnes est retenue (2 noms pour une place et TAS en fin de liste), il leur est demandé d’indiquer s’ils souhaitent maintenir leur inscription dans l’attente d’une éventuelle défection ou s’ils souhaitent annuler leur participation ;
      – les chèques des personnes non retenues aux séjours sont détruits par le secrétariat ;
      – si une personne se désiste et n’est pas remplacée, l’avance faite au chef de file n’est restituée à l’adhérent que si aucune dépense ne reste à la charge de l’organisateur ;
    • il est fortement conseillé de laisser les téléphones portables éteints ou en mode silencieux pendant les sorties

    3.  CONSIGNES DIVERSES :

    • NON ADHÉRENT, SORTIE  DÉCOUVERTE :

    Un candidat-futur adhérent ne peut effectuer qu’une sortie  découverte choisie dans les niveaux 1, 2 ou 3 se déroulant en France. Il ne peut pas s’inscrire par téléphone, le rôle des permanents étant particulièrement important pour « piloter » l’éventuel nouvel adhérent vers une sortie adaptée à ses capacités apparentes. Il pourra s’inscrire à une sortie limitée s’il reste de la place. Son inscription sera confirmée le jour limite pour l’inscription des adhérents.

    • MINEURS :

    Les mineurs adhérents de plus de 10 ans peuvent participer aux sorties dans les conditions suivantes :
    ○  l’inscription se fait par la ou les personnes désignées sur le bulletin d’adhésion ;
    ○  l’inscription n’est possible que dans les sorties ouvertes aux mineurs (OAM), sorties de niveau 1 et 2, sans difficultés techniques et n’excédant pas la journée. Un mineur peut-être exceptionnellement admis à une sortie de niveau 3 après accord du président.

    • ANIMAUX :

    les chiens ne sont pas admis dans les sorties.

    Siège social

    05 62 93 35 38

    Permanences :
    mardi : 10 heures à 12 h 30
    vendredi : 16 heures à 18 h 30

    2 chemin de l’Ormeau - 65000 Tarbes

    Siège administratif

    05 59 27 15 30

    Permanences :
    mardi : 10 heures à 12 h 30
    jeudi : 10 heures à 12 h 30
    vendredi : 10 h à 12 h 30 & 14 h à 18 h 30
    Cité des Pyrénées - 29 bis rue Berlioz 64000 Pau