Randonnées natures dans les Pyrénées
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    Règlement Intérieur – Sorties

    Nota préliminaire: Le règlement des Sorties est une annexe du Règlement Intérieur des APNP.

    Approuvé lors du Conseil d’Administration du 22 janvier 2018.

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    PRÉAMBULE :

    Les responsables, les chefs de file, les serre-files, les permanents sont des adhérents à part entière qui donnent de leur temps avec dévouement et compétence ; l’association ne fonctionne que grâce à eux. Nous demandons donc à chacun de respecter ces consignes dans l’intérêt de tous. 

    QUELQUES DÉFINITIONS :

    DATE : Elle est proposée par le chef de file. Une fois validée par la commission « des sorties et de la formation » et inscrite au programme, elle ne peut être reportée que pour des cas bien précis : mauvais temps, maladie du chef de file, etc. Elle pourra être avancée du dimanche au samedi uniquement pour raison de conditions météorologiques défavorables. Le chef de file assure, personnellement et par tout moyen à sa convenance, l’information auprès des adhérents inscrits à sa sortie.

    CHEF de FILE : Le chef de file est la personne responsable de la sortie. Pour être chef de file, il est nécessaire de remplir les conditions suivantes  :
    – avoir été serre-file pendant au moins une saison. Il est entendu qu’une saison est l’une des périodes suivantes : été/automne ou hiver/printemps ;
    – avoir obtenu « l’attestation de formation Prévention et Secours Civiques » (PSC1) ;
    – avoir suivi, au moins une fois, la formation « cartographie niveau 1 ».
    La première saison, le nouveau chef de file ne pourra assurer que des sorties de niveau 1 ou 2.

    SERRE-FILE : Il assiste le chef de file lors du déroulement de la sortie. En cas d’empêchement du chef de file, il ramène le groupe au point de départ et prend toutes les décisions nécessaires. Il doit être désigné par le chef de file au moment des propositions de sorties. La personne désirant devenir serre-file doit se faire connaître des membres de la commission « des sorties et de la formation ». Elle pose sa candidature par écrit (mail) auprès du responsable de la commission. Les encadrants peuvent être le relais de cette personne auprès de la commission pour appuyer cette candidature. Il est souhaitable que les serre-files acquièrent les formations PSC1 et cartographie.

    BUT : Il s’agit d’indiquer le but à atteindre et si possible le lieu de départ de l’itinéraire.

    DÉNIVELÉ : Il s’agit du dénivelé cumulé positif.

    DURÉE : Sous ce vocable, il s’agit d’indiquer aux participants le temps de marche nécessaire. Il n’inclut pas le temps de pause pour le déjeuner qui peut être extrêmement variable suivant les conditions météo, ni les visites.

    HEURES de RENDEZ-VOUS et de RASSEMBLEMENT : Les heures données lors de l’établissement du programme ne pourront pas être changées. Il s’agit des heures de départ du lieu de rendez-vous ou de rassemblement ; les participants doivent arriver 10 minutes avant pour permettre leur pointage et leur répartition dans les voitures. Le co-voiturage est notre mode de transport.

    EQUIPEMENT : Les équipements spéciaux (en dehors des fonds de sac) doivent être spécifiés à cette rubrique (piolet, crampons, baudrier, mousquetons, etc.…).

    CARTE : Dans ce paragraphe sont indiquées la ou les cartes IGN (ou autre).

    NIVEAU :

    – Randonnée Pédestre :
    Niveau  1     : dénivelé maxi : 500 m
    Niveau  2     : dénivelé de 500 à 900 m
    Niveau  3     : dénivelé de 900 à 1 200 m
    Niveau  4     : dénivelé supérieur à 1 200 m
    Pour tous les niveaux, indiquer s’il y a des difficultés : passages aériens, etc.

    – Raquettes et ski de randonnée :
    Niveau 1     : dénivelé  maxi  400 m
    Niveau 2     : dénivelé  maxi  600 m
    Niveau 3     : dénivelé  maxi  800 m
    Niveau 4     : dénivelé  supérieur à 800 m
    Pour le niveau 4, le nombre de participants est limité à 12, chacun devant être muni d’un DVA (Détecteur de Victime d’Avalanche), d’une pelle et d’une sonde. Pour les niveaux inférieurs, le chef de file peut, s’il l’estime nécessaire, exiger ce matériel.

    Les dénivelés représentent une valeur permettant, dans beaucoup de cas, de situer le niveau de la sortie. Cependant, il n’est pas le seul élément à prendre en compte. Chaque chef de file aura à définir le niveau requis en fonction des difficultés rencontrées et à l’indiquer clairement.

    NOMBRE de PARTICIPANTS : Dans le cas de sorties limitées, le nombre de participants prévu par le chef de file et approuvé par la commission « Sorties et de la formation » au moment de l’établissement du programme ne pourra être modifié qu’après autorisation expresse du responsable de la commission ou de la présidence. Un adhérent se présentant au départ sans être préalablement inscrit ne pourra pas être accepté à la sortie.

     

    1.     CONSIGNES aux CHEFS de FILE et aux SERRE-FILES

    ÉLABORATION  du PROGRAMME des SORTIES :

    • chaque chef de file présente son programme dans les délais demandés ;
    • chaque chef de file accepte le principe des modifications apportées à son programme par la commission « des sorties et de la formation ». Les décisions prises par cette commission sont présentées par le responsable au chef de file qui sera libre de les accepter ou de les refuser : dans ce dernier cas la sortie ne sera pas retenue ;
    • la commission « des sorties et de la formation » recommande fortement la présence d’un serre-file, dans tous les cas, et pourra exiger cette présence lors de l’examen des propositions ;
    • le chef de file a le libre choix du nombre de participants à ses sorties. Toutefois, s’il ne nomme pas de serre-file, il assure entièrement la responsabilité de la sortie qui sera limitée impérativement à 12 participants maximum quel que soit le niveau de la sortie;
    • pour les séjours, le versement d’une avance sera systématiquement demandé ;
    •  les séjours sont strictement réservés aux membres des APNP à jour de leur cotisation ;
    • pour les séjours organisés en juin et décembre les chefs de file devront, dans toute la mesure du possible, les avoir prévus dans le programme antérieur ;
    • aucun séjour, en dehors de la France métropolitaine, Corse comprise, et les pays limitrophes ne sera accepté sans l’accord du conseil d’administration.Une sortie complémentaire, uniquement de niveau 1 ,2 ou 3, peut être ajoutée au programme en cas de besoin. Elle est publiée sous la responsabilité de la présidence et du responsable de la commission « des sorties et de la formation ».

    AVANT la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT  :

    • avoir la liste des participants et la transmettre au serre-file, s’il y en a un ;
    • avoir examiné cette liste. Il a le droit et le devoir de refuser un adhérent dont il jugerait, au vu de son expérience personnelle ou des retours faits par d’autres chefs de file, que le niveau est insuffisant ou la présence préjudiciable au bon déroulement de la sortie ;
    • avoir reconnu l’itinéraire ;
    • si un serre-file est prévu, il doit s’assurer que celui-ci connaît l’itinéraire ;
    • un chef de file peut annuler sa sortie si le nombre d’inscrits ou de présents est inférieur à 3 ;
    • en cas d’indisponibilité du chef de file, celui-ci peut solliciter un autre chef de file et en informe la présidence de l’association ou le responsable de la commission des sorties et de la formation pour accord.

    AU DÉPART de la SORTIE, le CHEF de FILE  DOIT :

    • vérifier l’équipement individuel des participants, son bon fonctionnement, lorsque du matériel est requis ;
    • donner les instructions nécessaires avant le départ ;
    • prendre le matériel collectif requis pour la sortie ;
    • voir les coordonnées des secours du secteur fréquenté et connaître les signaux de détresse ;
    • avoir pris connaissance des conditions météo .

    Il peut changer le but de la sortie en fonction des conditions météo, mais en conservant les critères de la sortie initiale. Une sortie pédestre ne peut pas être changée en sortie raquettes.

    Il peut annuler la sortie le jour même en fonction des conditions météorologiques. S’il n’a pu joindre l’ensemble des participants inscrits, la procédure dans ce cas d’annulation sera la suivante :
    Cas N°1 – Le chef de file et le serre-file ont un point de rendez-vous différent : ils communiquent entre eux et vont chacun au point de RDV pour informer les participants.
    Cas N° 2 – Le chef de file et le serre-file ont le même point de rendez-vous : le chef de file demande à un représentant local d’informer les autres participants.

     

    PENDANT la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT :

    • respecter les niveaux et dénivelés annoncés dans le programme (même dans le cas où, ayant un groupe performant, il lui est demandé de compléter la sortie par un niveau ou un dénivelé supérieurs) ;
    • adopter un rythme correspondant aux possibilités des participants et faire les regroupements permettant la récupération de tous  ;
    • conseiller et assister les participants qui débutent ;
    • surveiller le comportement du groupe, éviter les dispersions ;
    • évaluer les difficultés qui peuvent se présenter et les maîtriser en fonction du groupe. En particulier ne pas hésiter à changer d’itinéraire si des problèmes particuliers se présentent pendant le déroulement de la sortie ;
    • traiter avec fermeté les initiatives personnelles.

    APRES la SORTIE, le CHEF de FILE DOIT  :
    envoyer le compte rendu de la sortie à cr.sorties@apnp.fr dans un délai inférieur à 2 semaines. Ce compte rendu doit  signaler :

    • la liste des participants inscrits, présents, absents et excusés ;
    • les incidents qui se sont produits ;
    • les participants qui posent problèmes, (indiscipline, niveau insuffisant, etc.….). Il s’agit d’un problème de sécurité qui nécessite des prises de décision ;
    • les difficultés rencontrées. (Éboulement, sentier effacé, etc.) ;
    • rendre le matériel collectif et signaler la casse éventuelle.
      En cas d’accident, la présidence de l’association et le responsable de la commission « des sorties et de la formation » doivent être informés immédiatement : les déclarations pour les assurances sont à rédiger dans les 48 heures.

    2. CONSIGNES aux ADHÉRENTS :
    S’inscrire dans les délais soit :

    • pour les sorties du samedi, dimanche, lundi et mardi : avant 18 heures 15 le vendredi précédent la sortie ;
    • pour les sorties du mercredi, jeudi, vendredi : le mardi avant 12 heures 15 ;
    • ne pas s’inscrire à la dernière minute ;
    • se désinscrire au plus tôt en cas d’impossibilité de participer à la sortie ;
    • pour une date donnée, une seule inscription est possible ;
    • prendre connaissance du niveau de la sortie, c’est-à-dire de ses difficultés et se renseigner éventuellement auprès des responsables de la sortie ;
    • évaluer et connaître son niveau autant technique que physique ,
    • pendant la sortie, ne pas prendre d’initiatives personnelles sous peine d’exclusion de celle-ci
      Pour les sorties limitées sans versement d’avance, l’inscription se fait au maximum un mois avant la date de la sortie.
      Pour les sorties limitées avec versement d’avance (notamment tous les séjours), l’inscription se fait uniquement au siège administratif, à Pau, sauf mention contraire, selon les modalités suivantes :
    • l’inscription se fait par courrier adressé ou remis au secrétariat administratif
    • pour être valable, la demande d’inscription est accompagnée du chèque établi au nom du chef de file, pour le montant demandé, avant la date limite inscrite sur le programme.
      Si le nombre d’inscrits est supérieur au nombre de places :
    • une priorité est accordée aux adhérents n’ayant jamais participé à ce séjour
    • puis un tirage au sort parmi les inscrits restants détermine la liste définitive. Suite à ce tirage au sort, les adhérents non retenus sont inscrits sur une liste d’attente avec la même priorité que décrite ci-dessus. Leur numéro d’ordre sur la liste d’attente leur est notifié
      Les chèques des personnes non retenues aux séjours sont détruits par le secrétariat.
      Si une personne se désiste et n’est pas remplacée, l’avance faite au chef de file n’est restituée à l’adhérent que si aucune dépense ne reste à la charge de l’organisateur.Il est fortement conseillé de laisser les téléphones portables éteints ou en mode silencieux pendant les sorties.

    3.  CONSIGNES DIVERSES :

    • NON ADHÉRENT, SORTIE  DÉCOUVERTE :
      Une personne peut effectuer une seule sortie découverte choisie dans les niveaux 1, 2 ou 3 se déroulant en France. Elle doit se présenter à la permanence et ne peut pas s’inscrire par téléphone : le rôle des permanents étant particulièrement important pour « piloter » l’éventuel nouvel adhérent vers une sortie adaptée à ses capacités apparentes. Elle pourra s’inscrire à une sortie limitée s’il reste de la place. Son inscription sera confirmée le jour limite pour l’inscription des adhérents.Un adhérent a la possibilité d’inviter une personne de sa connaissance à faire une sortie découverte, aux conditions expresses de l’inscrire à la permanence sans que l’invité ait à s’y présenter et qu’il l’accompagne lors de cette sortie.
    • MINEURS :
      Les adhérents âgés de 10 à 18 ans non révolus peuvent participer aux sorties dans les conditions suivantes : l’inscription n’est possible que dans les sorties ouvertes aux mineurs (OAM), sorties de niveaux 1 et 2, sans difficultés techniques et n’excédant pas la journée. Un mineur peut être exceptionnellement admis à une sortie de niveau 3 après accord de la présidence. L’inscription est effectuée par la personne qui l’accompagnera lors de la sortie.
    • ANIMAUX :
      les chiens ne sont pas admis dans les sorties.

    Siège social

    05 62 93 35 38

    Permanences :
    mardi : 10 heures à 12 h 30
    vendredi : 16 heures à 18 h 30

    2 chemin de l’Ormeau - 65000 Tarbes

    Siège administratif

    05 59 27 15 30

    Permanences :
    mardi : 10 heures à 12 h 30
    jeudi : 10 heures à 12 h 30
    vendredi : 10 h à 12 h 30 & 14 h à 18 h 30
    Cité des Pyrénées - 29 bis rue Berlioz 64000 Pau