Étaient présents : Henri d’ABOVILLE – Marie-Antoinette BANOS – Philippe BANOS – Paule BÉARD – Henri BOUCARET – Philippe DESBONNET – Cathy GRZELAK – Hervé LATKOWSKI – Cathy LAURANS-SOENEN – Joëlle LE LAY – Lucienne MONGE – Annie POURTAU – Jean-Louis REY – Colette RIDOU – Serge ROBITAILLE – Anne-Marie SOUBIELLE.
Excusés et représentés : Jean-Claude COLORADO représenté par Philippe BANOS et Serge MAS représenté par Serge ROBITAILLE.
Votants = 18
Après l’accueil des participants, la séance est ouverte à 19 h.
Le compte-rendu du Conseil d’Administration du 28 novembre 2016 été approuvé par 17 votes pour et 1 abstention.
ORDRE DU JOUR :
I. Validation de l’intégration de Chantal OHAYON dans la commission communication
II. Site internet : groupe projet – nouveau prestataire
III. Règlement intérieur des sorties
IV. Renouvellement adhésion OMS
V. Un seul Parc, une seule association
VI. Point sur les commissions communication et relation avec le PNP
VII. Informations : Réunion Présidente/Vice-présidents : Calendrier 2017 – Enregistrement de l’intervention télévisuelle de Dominique ROSSIER – Évaluation du réveillon – Point de la réflexion sur la Cité des Pyrénées – Fête de la montagne – Point secrétariat
VIII. Indicateurs de suivi de la vie de l’association
IX. Questions diverses.
I. Validation de l’intégration de Chantal OHAYON dans la commission communication
La composition des commissions a été validée par le Conseil d’Administration du lundi 28 novembre 2016. Toutefois, Chantal OHAYON, qui a présenté sa candidature à l’assemblée générale du 26 novembre, n’a pas été intégrée dans la liste des membres.
Vote pour validation de l’intégration de Chantal OHAYON, dans la commission communication
POUR : à l’unanimité
II. Site internet : groupe projet – nouveau prestataire
Notre association est à ce jour en difficulté car notre webmaster, déjà très difficile à contacter habituellement, est, depuis le mois de septembre, injoignable. Aussi nous faut-il anticiper le risque de rupture et prévoir la continuité.
– Afin d’étoffer le cahier de charges, un groupe projet a été constitué dans l’urgence et s’est réuni le 12 janvier. Il se compose de Philippe BANOS, Denis BOISSIÈRE, Henri BOUCARET, Jean-Marie DELADERRIÈRE, Pierre MIR, Monique FARION et Valérie RAVOIRE.
Trois sociétés spécialisées dans la création de site internet, présentes sur la ville de Pau, ont été contactées : Site-64-créations, HAPPINESS communication, Creation4web.
– La société HAPPINESS présente les meilleures compétences et garanties au coût le moins disant. Elle a été rencontrée le 10 janvier 2017. Elle maîtrise WordPress, travaille déjà avec plusieurs associations et est implantée à proximité de la Cité des Pyrénées.
– Son devis détaillé remis aux administrateurs s’élève à 3 468 € TTC pour la refonte du site, sans modifier l’architecture générale et dans la continuité avec WordPress.
Vote pour l’approbation de la dénonciation de la prestation d’Adeline WINISDOERFFER, auto-entrepreneur.
POUR : à l’unanimité
Vote pour l’approbation du choix de la société HAPPINESS pour assurer la continuité de la prestation du site internet.
POUR : à l’unanimité
III. Règlement intérieur des sorties
1) Partie relative aux séjours et tirage au sort (TAS)
Afin de préciser la partie 2. CONSIGNES aux ADHÉRENTS, alinéa 6, modifiée par le conseil d’administration en date du 13 juin 2016, l’organisation du tirage au sort est précisée :
· Une équipe de 3 personnes est constituée : un membre du bureau APNP, la secrétaire administrative et un responsable disponible habitant le département 65.
· Les listes sont étudiées afin de rechercher d’éventuels adhérents ayant déjà effectué le séjour (Compte-rendu de sortie). Ils sont automatiquement intégrés en fin de liste.
· Le TAS est entièrement automatisé grâce à l’utilisation d’un logiciel spécifique avec copie d’écran.
· Le listing validé est signé par les 3 scrutateurs.
· La liste est transmise à l’encadrant responsable du séjour et il lui est demandé d’indiquer son éventuel refus motivé d’un adhérent.
· Les adhérents sont informés soit qu’ils sont retenus, soit de la place qu’ils occupent dans la liste d’attente, soit du motif de refus de sa présence au séjour. Pour les couples dont seule une des 2 personnes est retenue (2 noms pour une place et TAS en fin de liste), il leur est demandé d’indiquer s’ils souhaitent maintenir leur inscription dans l’attente d’une éventuelle défection ou s’ils souhaitent annuler leur participation.
Cette procédure en usage pour le TAS sera intégrée dans le programme à la partie « Séjours » et sur le site à la partie « Sorties ».
2) Partie relative aux mineurs
Le chapitre 3. CONSIGNES DIVERSES, alinéa 2 « l’inscription n’est possible que dans les sorties ouvertes aux mineurs (OAM), sorties de niveaux 1 et 2 sans difficultés techniques et n’excédant pas la journée » est complété par : « Un mineur peut être exceptionnellement admis à une sortie de niveau 3 après accord du président. » Le reste du texte reste inchangé.
Vote pour la modification du règlement intérieur des sorties chapitre 3. CONSIGNES DIVERSES, alinéa 2 tel que présenté
POUR : à l’unanimité
IV. Renouvellement de l’adhésion à l’Office Municipal des Sports de Pau (OMS)
En 2016, l’adhésion qui représente un coût de 150 € a permis d’utiliser les bus de l’OMS. La mise à disposition a été faiblement prise en compte par les encadrants. Cependant un boni de 111 € est enregistré.
Vote pour renouvellement de l’adhésion à l’Office Municipal des Sports de Pau
POUR : à l’unanimité
V. Un seul Parc, une seule association
Argumentaire de la présidente :
· 2017 : 50ème anniversaire du PNP.
· Plus de 20% de renouvellement annuel d’adhérents confrontés à une communication difficile. Pourquoi 4 associations ?
· Comment faire respecter les valeurs et missions des APNP si elles sont éclatées entre 4 structures ?
. Déficit de notion d’appartenance à une association. En conséquence, repli sur les sorties et développement de l’effet « clan » autour d’un chef de file avec difficulté d’intégration de nouveaux arrivants.
. Défaut de cohésion dans les activités avec ressentiment envers ceux qui ne participent pas aux activités proposées par un autre comité que le leur.
. Calendrier encourageant aux activités séparées avec un comité à Paris en limite d’exclusion.
. Les ressources financières sont dispersées dans les 4 associations ce qui ne permet pas d’engager des actions significatives sans négociation préalable avec les 3 comités.
En conséquence proposition est faite de travailler sur l’organisation, le fonctionnement des différentes entités des Amis du Parc.
La commission des statuts doit être renforcée par des membres du conseil d’administration pour proposer une modification des statuts de l’association afin de parvenir à une entité unique.
Volontaires : Henri BOUCARET, Philippe DESBONNET, Lucienne MONGE, Jean-Louis REY.
Vote pour l’approbation de la création d’un groupe de travail composé de la commission des statuts et des 4 volontaires cités. Il sera chargé de proposer au conseil d’administration une modification des statuts de l’association afin de parvenir à une entité unique
POUR : à l’unanimité
VI. Point sur les commissions
1. Commission communication : voir le compte-rendu de la réunion du 9 janvier 2017 sur le site internet des APNP.
2. Commission relation avec le PNP : voir le compte-rendu de la réunion du 13 janvier 2017 sur le site internet des APNP. Le projet de cette année s’intitule « 50 ans, 50 actions ».
VII. Informations
1. Sorties complémentaires :
· Information des adhérents sans mail : les permanences s’en occupent.
· Ni trop tôt, ni trop tard : il existe un glissement effectif d’inscrits vers la/les sortie(s) proposée(s).
· Annulations toujours nombreuses des inscrits du premier jour.
· Une ouverture des inscriptions à une heure aléatoire a été mise en place : elle permet d’éviter le blocage des places par des inscriptions en nombre dès l’ouverture, ainsi que les appels récurrents aux permanences pour leur reprocher le défaut d’ouverture des sorties à l’heure attendue.
2. Réunion Présidente/Vice-présidents : Calendrier 2017
Le calendrier prévisionnel a été modifié en tenant compte des évènements de l’année.
Il sera à disposition de l’ensemble des adhérents sur le site.
Les dates clefs seront précisées aux encadrants avec les consignes appropriées. Exemple : toutes les sorties seront centrées sur Saint-Lary le samedi 26 août pour la fête du PNP.
3. Enregistrement de l’intervention télévisuelle de Dominique ROSSIER
Cet enregistrement a eu lieu le 13 janvier à Oloron-Sainte-Marie, avec Didier PEYRUSQUET.
Un DVD sera diffusé dans toutes les Maisons du Parc. L’exemplaire remis aux APNP pourra également être visionné par exemple à la soirée des encadrants.
4. Évaluation du réveillon
Cette première est une réussite. Il est noté une grande satisfaction tant de l’ensemble des participants que de l’équipe organisatrice.
L’association a bénéficié cette année du prêt gracieux de la vaisselle et de services et de conditions d’achat très favorables.
Cette manifestation pourra être renouvelée fin 2017, dans la limite de 100 participants.
5. Les APNP dans la Cité des Pyrénées
· Réunion de la commission animation culturelle.
La commission animation culturelle de la Cité des Pyrénées réunie en fin d’année 2016 a arrêté les actions suivantes :
– De janvier à mi-février, exposition photos « Lumières hors-piste » de Jean-Marc Pic,
– Du 27 février au 31 mars, exposition d’une artiste du Bel Ordinaire, Clémentine Fort.
– En avril et mai aura lieu, à l’occasion de la publication dans la revue Pyrénées d’un article rédigé par Jean-Louis REY, un hommage aux Porteurs du Pic du Midi avec une exposition de photos d’époque, en majorité issues du fonds Alix de la ville de Bagnères-de-Bigorre.
– Une soirée informative et festive avec l’amicale des Anciens du Pic est prévue pendant l’exposition et une sortie au col de Sencours sera proposée en juin par les APNP.
· Point de la réflexion sur la Cité des Pyrénées.
Lors d’une réunion, le 8 janvier, une fiche de poste secrétariat des associations hébergées a été créée. Elle sera prochainement validée.
6. Fête de la montagne
Lucienne MONGE a participé à la réunion de coordination autour de la « Fête de la Montagne » le 30 novembre 2016. Le bilan 2016 est très positif : 286 évènements organisés et 31 départements investis. La « Fête de la Montagne » permet de créer un événement spécifique ou bien de labelliser une manifestation existante. Dans le Top 10 des activités proposées, on peut souligner que la découverte d’un refuge de montagne obtient la première place. Les APNP ont organisé cette action au refuge d’Ilhéou pour l’édition 2016. Forte du succès obtenu en 2016, l’association envisage de renouveler l’expérience lors de l’édition 2017 qui aura lieu les 24 et 25 juin.
7. Point secrétariat
La prise de poste par Valérie RAVOIRE a été évaluée : il est noté une satisfaction partagée par les deux parties : association et secrétaire.
8. Agrément du Ministère de l’environnement
En raison des critères fixés par la loi relative à la transition énergétique pour la croissance verte publiée au journal officiel le 18 août 2015, l’association n’est plus éligible à cet agrément.
VIII. Indicateurs de suivi de la vie de l’association
Au 25 janvier 2017 : 625 adhérents, 105 nouveaux adhérents et 167 non renouvellements.
IX. Questions diverses
· Quel thème pour 2018 ?
Proposition adoptée : « Cabanes et pastoralisme »
· Demande de Jean-Paul CAPIN d’achat de 3 longes de via ferrata. Il propose trois devis.
Le mieux disant est ALPY’RANDO, à la Cité des Pyrénées, avec 162 €. La question est posée des possibilités de location. Il est décidé de repousser la décision après renseignements complémentaires.
· Certains adhérents se plaignent du manque de sorties le mercredi.
L’association organise environ 600 sorties par an. Les adhérents qui en veulent toujours plus pourraient proposer de faire bénéficier l’association de leur temps, leurs compétences et leurs connaissances.
Prochain CA : lundi 19 juin 2017 à 19h à Espoey.
La séance est levée à 21 h 37
Marie-Antoinette BANOS Lucienne MONGE
Présidente Secrétaire