Compte rendu  de la réunion du 24 novembre  2014 à Pau

Présents : Tina Banos, Jean-Paul Capin, Philippe Desbonnet (rapporteur), Jean-Paul Frantz, Sylvie Frantz, Manu Garcia, Daniel Lassus, Hervé Latkowski, Lucienne Monge, Laurent Ribas
Absents excusés : Denis Boissière, Yannick Zins
Absent non excusé : Jean-Luc Dandré

Jean-Marie Deladerrière, président de l’association des Amis du Parc National des Pyrénées(APNP) assiste à la réunion.

L’objet de la réunion est l’élection du responsable de la commission, la répartition des rôles et la réponse aux sujets en cours de réflexion.

1-   Election du responsable

Aucun membre de la commission ne s’étant déclaré candidat, Tina Banos se porte candidate et est réélue à l’unanimitéau poste de responsable de la commission.

2-   Répartition des rôles

–        Formation : Manu Garcia, Hervé Latkowski
–        Informatique : Denis Boissière, Philippe Desbonnet
–        Logistique : Laurent Ribas
–        Cartes et horaires : Jean-Paul Capin
–        Sécurité : Jean-Paul Frantz
–        Corrections générales du programme : Sylvie Frantz, Lucienne Monge
–        Lissage des niveaux 1 & 2 : Daniel Lassus

3-   Sujets en cours de réflexion

• Assurance Allbingia

Une personne assurée chez un autre assureur qu’Albingia est-elle bien couverte dans le cas d’un accident au sein de l’association ?

ll faut que la personne demande à sa propre assurance si, dans ce cas, elle est bien couverte.

Tous les adhérents qui, lors de leur inscription, présentent soit une attestation d’assurance personnelle avec le montant des frais de recherche et de secours (dont le montant est au moins égal à 7000 €), soit une carte d’adhésion à une fédération, à jour bien entendu, FFME, FFRP, FSGT, CAF par exemple sont acceptés.

Ce contrôle est effectué par les permanences lors de l’adhésion de la personne au même titre que de contrôler la remise du certificat médical.

Ce descriptif de possibilités de choix est mentionné sur le bulletin d’adhésion.

Dans ce cas, s’il y a accident, le sinistré doit prendre contact avec son assurance.

Albingia n’a rien à y voir.

Un adhérent APNP  ayant souscrit une assurance “Albingia” ne peut pas aller dans un autre club en faisant valoir cette couverture. Il n’est pas couvert.

Par contre, s’il sort seul ou en groupe, en privé, (hors programme APNP) il est couvert.

Absence de liste complémentaire pour les sorties limitées

Une solution existe en ne validant pas le dernier de la liste. D’autres personnes peuvent alors continuer à s’inscrire.

Il faut en outre sensibiliser les adhérents qu’ils doivent se désinscrire au plus tôt pour ne pas léser d’autre personnes qui souhaiteraient participer à des sorties limitées. Des interdictions d’inscriptions auprès d’encadrants ont d’ailleurs étaient prises cette année à l’encontre d’adhérents s’inscrivant, ne venant pas et ne s’excusant pas non plus.

• Sensibilisation aux problèmes de covoiturage que peuvent rencontrer les déficients visuels ou malvoyants

Les permanences ont été sensibilisées de nouveau à ce sujet.

• Améliorations du programme

Des propositions ont étés faite par la commission communication (compte-rendu du 04 août 2014) et certaines déjà mises en place dans le programme actuel. L’ajout de couleurs pour différencier les formations, les sorties avec arrhes, les séjours ou les événements particuliers entraîne un coût d’impression couleur trop important.

Il est aussi évoqué le lancement d’un concours photos pour la couverture du programme.

Ce concours serait ouvert à tous. Le thème de cette photo pourrait être en relation avec celui du programme (critères à définir par le groupe communication).

4-   Formation 

• Point sur les formations

La collecte d’informations est finalisée. Ces données permettent un suivi efficace des formations suivies (par catégories : chef de file, serre-file, adhérents), nombre d’encadrants (actif ou non). Au regard des participations, certaines formations pourront être augmentées et d’autres supprimées. Ce tableau permet également de visualiser des personnes susceptibles d’intégrer les fonctions de serre-file ou de chef de file…

• Procédure de validation des serre-files

Les personnes désirant devenir serre-file doivent se faire connaitre des membres de la commission des sorties et de la formation.

Elles posent leur candidature par écrit (mail) auprès de la responsable de la commission. Les encadrants peuvent être le relai de ces personnes auprès de la commission pour appuyer cette candidature.

Les nouveaux encadrants doivent justifier de la formation PSC1 et cartographie.

Une demande de correction du Règlement Intérieur des sorties sera faite auprès du prochain CA.

5-   Achat de matériels collectifs

Après échanges et discussions, le consensus n’est pas trouvé. A ce jour il est plus fait état d’un remboursement de matériel acheté par un encadrant et utilisé à son seul bénéfice qu’un achat par l’association et utilisé par l’ensemble de la communauté.

La remise en service de prêt des DVA achetés par l’association (au nombre de 10) est discutée. Ce matériel étant onéreux, ce prêt permettrait à certaines personnes de participer à des sorties pour lesquelles il est exigé DVA, pelle, sonde.

Les actuels DVA seront inspectés et envoyés en révision, si possible en fonction de leur ancienneté.

Un inventaire sera établi pour l’ensemble des matériels qui pourraient également être mis à disposition des adhérents (pelles, sondes, piolets, crampons, sangles, mousquetons et descendeurs).

Philippe Desbonnet est la personne responsable identifiée par la commission.

Si l’ensemble du matériel peut être prêté, il faudra en déterminer les modalités : responsable par lieu de permanence, prix, retrait et restitution.

Dans un premier temps, il est acté une demande de mise à disposition des DVA etd’achat complémentaires de sondes, pelles au prochain CA des APNP.

6-   Autorisation ou non de l’avancer des sorties ?

Actuellement le règlement intérieur n’autorise pas d’avancer une sortie.

Au cours de la dernière réunion des encadrants, cette demande a été vivement discutée.

Il est constaté que certains encadrants avancent d’eux même la sortie, le plus souvent du dimanche au samedi, pour cause météorologique et assurent la sortie hors association.

Pour mettre fin à cet état de fait,les membres de la commission demandent une modification du règlement intérieur pour autoriser l’avancement de la sortie.

Les modalités de l’avancement de la sortie seront les suivantes :

–        Avancement de la sortie au samedi devançant la date initiale de la sortie et uniquement à ce jour là ;

–        Demande auprès du responsable de la commission des sorties et de formation ;

–        Le chef de file contactera personnellement et par tout moyen à sa convenance les personnes inscrites à sa sortie (les permanences n’auront aucune action dans cette démarche) ;

–        Seul le motif de « conditions météorologiques défavorables » est retenu ; tout  autre motif sera refusé.

Une modification du RI sera demandée au prochain CA des APNP.

7-   Questions diverses

• Création d’une liste complémentaire de sorties et de formations validée par la commission des sorties et de la formation

Ce point ne trouvant pas de consensus, il est reporté à une réunion ultérieure.

La séance est levée à 21 h 45.