Présents : Marie Baulny – Paule Béard -Françoise Cavalier – Monique Farion – Jean-Louis Rey – Gabriel Salles-Menjou – Martine Sentagnes
Excusés : Elisabeth Arrius – Pardies Roger Blanc (représenté par Jean Louis Rey)
Absents : Christiane Albertelli – Dominique Rossier

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Jean Louis Rey rappelle que les commissions sont moins formelles que d’autres instances et que le pouvoir n’a pas lieu de figurer sur les convocations. De même, les comptes rendus n’ont pas à être approuvés par les membres de la commission. Sur les convocations, après l’ordre du jour, ajouter «  En cas d’empêchement, merci de prévenir l’ensemble de la commission en cliquant « répondre à tous » et d’apporter vos suggestions éventuelles sur l’ordre du jour ». Le mél avec les convocations doit être envoyé au secrétariat de l’APNP.

I. Le point sur le site

1. Sorties

Martine demande à ce qu’un groupe s’occupe d’insérer les sorties à partir du fichier .pdf. A cet effet, contacter Denis. Martine a transféré le mois de juin.

2. Photos

Il faut sélectionner une photo pour la page d’accueil ainsi qu’un diaporama de 4 ou 5 photos.

Jean Louis relis le message qu’il propose de publier sur le site actuel pour expliquer aux adhérents la procédure de transmission des photos avant publication sur le site. Modifier le texte d’origine : photos reconnaissables « à l’exclusion de ceux qui ont expressément signifié leur opposition ». (voir fichier joint)

Les photos collectées par le secrétariat des APNP sont ensuite transmises à Jean Louis et Denis.

3. Articles

Il faut fixer un cadre :
– nombre de mots maximum de l’article
– envoyer l’article avec photos intégrées pour indiquer la disposition souhaitée.
– joindre à l’article les photos ou images en fichier à part pour pouvoir les insérer sur le site : l’insertion des photos est une opération différente de celle du texte.

Les trois membres qui contrôlent les textes veillent à ce qu’il n’y ait pas de propos diffamatoires, à ce que le contenu respecte l’objet et valeurs de l’association définis par les statuts. Le contrôle ne porte pas sur la qualité rédactionnelle.

Françoise indiquera par mél le nombre de mots contenus dans une page A4 avec des caractères Times New Roman taille 12. Si un article est trop long, Martine contactera l’auteur pour modification. Après réception de l’article par le secrétariat, un délai d’une semaine pour la lecture et donner l’accord pour insertion sur le site devrait être suffisant. Au-delà d’une semaine, l’accord est implicite.

II. Le point sur la publicité (couverture du programme des sorties)

– Sur le programme : Le dernier Conseil d’Administration a approuvé que de la publicité figure sur la couverture, seulement si les partenaires ont un rapport avec notre activité de montagne.
Il va falloir travailler sur la présentation de notre Association pour atteindre nos objectifs, donc préparer un argumentaire. Il faut contacter Paule Béard et lui demander de préparer pour la fin juillet un argumentaire en vue de démarchages. La maquette de présentation de l’association peut servir de point de départ de cet argumentaire.
Marie suggère que lors de nos manifestations, les partenaires puissent venir présenter leurs produits.

– Sur le site : Dans l’onglet « L’association », la liste des partenaires qui nous aident pourrait apparaître.

III. Le point sur la communication dans l’association

Pour améliorer la diffusion des informations :
– publier les comptes rendus de réunion des commissions sur le site. Les onglets seront rajoutés dans l’onglet   “L’association”, dans la rubrique « compte rendu ».
– utiliser la fonction « répondre à tous » afin que tous les destinataires d’un mél sachent par ex qui viendra à une réunion et organiser ainsi le covoiturage sans attendre inutilement.
– utilisation d’un carnet d’adresses de la presse locale pour une communication régulière.
– ouvrir le nouveau site le plus vite possible.

IV. Questions diverses

Martine propose de regarder dans le fichier adhérents leur profession pour faire appel à ceux qui auraient des compétences qui pourraient nous aider en matière de communication.

Prévoir les prochaines réunions après 19 h pour permettre à ceux qui travaillent d’y participer. Etudier la faisabilité des réunions rue Samonzet quand le nombre de participants le permet.

 Prochaine réunion au cours de la deuxième quinzaine de septembre à Tarbes.

La secrétaire                                                                        La Responsable dela Commission
Françoise CAVALIER                                                       Martine SENTAGNES